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Entrevista a Felipe Herrera, socio director de AB LEGAL. “Las sanciones por vulnerar la ley de protección datos están entre el 2% y el 4% del volumen del negocio actual del afectado”

1-      ¿Qué problemas puede acarrear a una empresa vulnerar la protección de datos?

Al vulnerar la ley de protección de datos, la empresa queda expuesta a una serie de sanciones administrativas que pueden acarrear multas entre los 10 y 20 millones de euros, así como una cantidad entre el 2 y 4% correspondiente al volumen de negocio anual global, lo que puede representar un fuerte impacto sobre las finanzas de la organización. Estas infracciones se pueden clasificar en leves, graves y muy graves. De igual manera, vulnerar la normativa supone un grave daño reputacional para la empresa. 

Para evitar lo anterior es importante que la empresa reciba la asesoría especializada de profesionales expertos en el área para cumplir con la normativa vigente. Por ello, en AB LEGAL ponemos a tu disposición nuestra experiencia y conocimientos de manera que puedas contar con un eficiente sistema de protección de datos para empresas.

2-      ¿Cuáles son los errores más comunes de las pymes a la hora de no gestionar correctamente la política de protección de datos?

El primer error más común es el desconocimiento de las obligaciones en materia de protección de datos. La realidad es que para las pymes suele ser una normativa de poca importancia en contraposición a la laboral o tributaria.

Otro error común es el uso de formularios incorrectos, tanto en web como en otros como facturas, presupuestos, contratos, hoja de encargo o pie de email. El error suele ser no informar sobre los mínimos en protección de datos, esto es, informar sobre quién es el responsable, la finalidad y dónde podemos ejercer nuestros derechos. De igual forma, en la web es típico cometer el error de no incluir la política de Cookies o de Privacidad (o hacerlo con la ley derogada del 1999).

También suele ser común el error de reutilizar contactos a la hora de entrar a formar parte de una empresa, es normal que tanto socios como trabajadores incluyan numerosos datos de clientes que gestionaban en su anterior trabajo o en el ámbito personal, sin contar con el consentimiento u otra justificación que permita usarlos. 

En la misma línea, es común enviar spam y email publicitarios sin consentimiento de las personas o no disponer del contrato de tratamiento de datos con terceros. Es decir, no obligar a los proveedores que acceden a datos tuyos y de tus clientes (ejemplo el gestor, empresa de marketing o informático) a que firmen un acuerdo donde se comprometen a gestionarlos con la misma diligencia que lo harías tú. 

Por último, es habitual no firmar acuerdos de confidencialidad con socios, colaboradores o trabajadores u otros y exponer la información confidencial o know how de tu empresa, lo que puede ser problemático cuando se difunde o utiliza en tu contra.

3-      ¿Por dónde debe empezar una pyme que quiere ejecutar una buena política de protección de datos?

Si sirve de ejemplo una cebolla, entendiendo que la misma tiene una serie de capas y que al igual que una pyme, previo entendimiento del modelo de negocio y la finalidad de recoger y utilizar datos personales, hay distintas capas o aspectos en la empresa donde deberá implantarse la protección de datos. 

En ese sentido, una buena política de protección de datos puede empezar desde lo más externo de la pyme, es decir, la web y su Política de Privacidad o incluso adaptando las redes sociales. A partir de ahí podemos ir entrando en otras capas como contratos o formularios, empleados, proveedores, colaboradores hasta llegar a lo más interno de la cebolla que sería la ciberseguridad de la empresa.

4-      Hablemos de redes sociales, web o CRM. ¿Dónde se tiene que poner el acento en la política de comunicación comercial?

No siempre está clara la línea que separa una comunicación comercial de una informativa. La primera busca promocionar los bienes o servicios de una entidad, la segunda, en principio, no tiene esa finalidad. Las primeras precisan de consentimiento (o relación comercial previa), las segundas no.

En este punto me permito traer a colación cómo la Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado con 5.000 euros a Wizink Bank por enviar un email a un cliente, que previamente se había opuesto a la recepción de comunicaciones comerciales, conteniendo los nuevos establecimientos en los que el cliente tenía descuento usando la tarjeta de la entidad.

La entidad defendía que dicha comunicación era informativa y no comercial. Quizá tiene una doble vertiente, en este caso, informativa (por indicar los nuevos establecimientos incluidos en el programa), pero también comercial (por el beneficio que, se supone, obtiene la entidad al usar el cliente la tarjeta en dichos establecimientos). Aunque en este caso se entendió que faltaba consentimiento o relación comercial previa y se sancionó, o sea que es importantísimo contar con una justificación para poder enviar comunicaciones comerciales y tener un protocolo de política de comunicación comercial interno.

5-      Las pymes, como bien sabe, carecen de manos para según que departamentos o funciones. ¿Cómo puede ayudar AB Legal a suplir esta falta de mano de obra y conocimientos?

Desde AB LEGAL hemos lanzado para todas las pymes y autónomos de la Federación un 20% de descuento en la implantación de protección de datos en su empresa. La tarifa base va desde 20 euros mes para autónomos a 40 para pyme. 

También hemos lanzado el mismo descuento del 20% en otros servicios de gran importancia como la elaboración de textos legales para la web o el servicio de proceso integral de registro de marca. Por último, ponemos a disposición de las pymes y autónomos nuestro software de gestión, Focus, pensado para llevar a cabo la gestión integral de la empresa. 

De igual forma, iremos lanzando distintas píldoras formativas para formar a las empresas de PIMEM.

Adjuntamos PDF Informativo sobre cada servicio con su correspondiente descuento y proporcionaremos la información necesaria a los socios de PIMEM para aprovechar los beneficios del Convenio que hemos firmado desde AB LEGAL.